International Program Manager / Event Manager (m/w/d)

Stellennummer: IA-CO-2023-001

Die RWTH International Academy gGmbH gestaltet als offizielle Weiterbildungsakademie der RWTH Aachen University neue Perspektiven für Studierende, Berufstätige, Unternehmen, Institute und Hochschulen. Wir inspirieren Menschen und Unternehmen auf lokaler, nationaler und globaler Ebene, indem wir den Zugang zu hochqualifizierten Bildungsangeboten ermöglichen und gleichzeitig flexible Full-Service Dienstleistungen anbieten.

Geschäftsbereich: Conferences & International Programs
Der Geschäftsbereich Conferences & International Programs unterstützt Institute und Einrichtungen der RWTH Aachen einschließlich des Uniklinikums Aachen und weitere – zumeist wissenschaftlich orientierte – Institutionen bei der Organisation, Koordination, Planung und Durchführung diverser Veranstaltungen, internationalen Bildungsprojekten sowie Delegationsreisen. Wir übernehmen als Dienstleister unter Einbindung und Koordination professioneller Partner/innen alle notwendigen organisatorischen Leistungen – von der Konzeptionierung und Beratung, Veranstaltungslogistik, Rahmenprogramm, über das Finanz-, Teilnehmenden- und Referierendenmanagement bis hin zur Ausstellungsplanung.

Zur Betreuung (Organisation, Durchführung und Nachbereitung) der weitestgehend internationalen Projekte – insbesondere für das Programm „Fit for Partnership with Germany“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz – suchen wir zur Unterstützung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n International Program Manager / Event Manager (m/w/d).

Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Übernahme der Projektleitung (Organisation, Durchführung und Nachbereitung) von internationalen und/oder hochschulweiten, meist wissenschaftlichen Veranstaltungen und Programmen (Tagungen, Kolloquien, Summer und Winter Schools, Symposien aber auch Absolventenfeiern und Kontaktmessen). Dazu gehört u.a.:

  • Erstellung von Konzepten, Entscheidungsvorlagen, Plänen und Präsentationen
  • Angebotseinholung, Abstimmung und Absprache sowie Steuerung externer Dienstleistungsunternehmen
  • Einrichten und Verwalten von digitalen Lernplattformen
  • Teilnehmendenmanagement, insbesondere das Nachhalten von Einreichungen, die Unterstützung bei Geschäftsanbahnungen sowie die Planung und Durchführung von (digitalen) Reflexions- und Beratungsterminen
  • Referierendenmanagement
  • Betreuung virtueller Events und Präsenzveranstaltungen sowie Exkursionen
  • Pflege und Erweiterung eines bestehenden Netzwerks von Unternehmen zur Kontaktanbahnung mit internationalen Führungskräften
  • Nachhalten von Budget und das Erstellen von Übersichten zur Abrechnung
  • Erhebung von Evaluationen sowie Berichterstattung

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau/-mann oder nennenswerte Berufserfahrung in der Organisation von Veranstaltungen bzw. internationaler Projektorganisation oder ein abgeschlossenes Studium in den Bereichen Veranstaltungsmanagement oder International Business

  • Interesse für die Bereiche Weiterbildung und Veranstaltungsorganisation
  • Hohes Maß an Eigeninitiative, Belastbarkeit, Flexibilität und Organisationstalent
  • Schnelle Auffassungsgabe und Motivation Neues anzugehen
  • Hohe soziale und interkulturelle Kompetenz neben Zuverlässigkeit und Teamgeist
  • Freude an der Arbeit mit Menschen sowie hohe Kommunikationsstärke – Deutsch und Englisch verhandlungssicher, weitere Fremdsprachen wünschenswert
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen und eine Affinität zur digitalen Welt
  • Interesse und Bereitschaft zu zeitlich begrenzten Auslandsaufenthalten (ca. 3x pro Jahr über 4 Tage)
  • Bereitschaft während Programmen oder Veranstaltungen auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten zu arbeiten

RWTH International Academy als Arbeitgeber

Wir sind ein talentorientiertes Unternehmen und setzen uns dafür ein, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich jeder zugehörig fühlt. Gleichzeitig ermutigen wir zu einer transparenten Projekt- und Feedbackkultur, damit wir aus unseren Fehlern lernen und gemeinsam Probleme lösen können – im Rahmen von Respekt, Kreativität und Empathie und an einem Ort, an dem sich jeder voll einbringen kann.

Gesundheit am Arbeitsplatz

  • Work-Life-Balance und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Gesundheitstage, medizinische Dienste und die TK als Partner
  • RWTH Sportangebote
  • E-Bike-Leasing Möglichkeiten

Internationales Arbeitsumfeld

  • Dynamisches und innovatives Team
  • Viel Freiraum für eigene Ideen und Kreativität
  • Vernetzter Büro-Standort am Campus Melaten

Corporate Benefits

  • Gleitzeit und planbare Arbeitszeiten
  • Fort- und Weiterbildungen
  • Betriebliche Altersvorsorge mit einer 30%igen Bezuschussung
  • Private Krankenzusatzversicherung nach 3 Jahren

Erfolge und Unternehmenskultur

  • Betriebsfeiern und Arbeitnehmerjubiläen
  • Open Door Policy und aktiver Austausch
  • Kreative und transparente Projektkultur

Es handelt sich um eine Stelle mit einem Beschäftigungsumfang von 40 Stunden/Woche, die zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen ist. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet; eine Verlängerung/Entfristung wird angestrebt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins sowie der Stellennummer bis 15.03.2023 an:

RWTH International Academy gGmbH
Frau Alexandra Gehlen
Campus-Boulevard 30, 52074 Aachen
karriere@academy.rwth-aachen.de

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