Reservation Manager (w/m/d)

Stellennummer: CS-2022-001

Die RWTH International Academy gGmbH ist der Weiterbildungsanbieter der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen und beschäftigt sich mit der Konzeption, Vermarktung und organisatorischen Durchführung von Bildungsprogrammen. Gemeinsam mit den Instituten der RWTH bereiten wir das vielfältige Wissen der Universität auf und machen es so für unsere Kunden aus Unternehmen, Kommunen und Öffentlichkeit zugänglich. Der Bereich Corporate Services ist spezialisiert auf die Verwaltung und den Betrieb eigener Seminarräume (ca. 600 m² Veranstaltungsfläche, sechs Seminar- und Gruppenräume). Hierfür suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Reservation Manager/in (m/w/d).

Ihre Aufgaben

In der Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden und Dienstleistern sowie Zulieferern übernehmen Sie als erste/r Ansprechpartner/in folgende Aufgaben:

  • Verwaltung der hausinternen Seminarräumlichkeiten
  • Kontrolle der Räumlichkeiten und der Infrastruktur sowie Materialverwaltung
  • Bearbeitung der eingehenden Reservierungsanfragen
  • Interne Beratung bei Raumbelegungen und bei operativen Veranstaltungsabläufen
  • Koordination der Buchungen und der mitgebuchten Ressourcen und Dienstleistungen
  • Abstimmung der Programm- und Pausenzeiten sowie Parallelbelegungen
  • Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern (Technik, Reinigung, Hausmeister, Catering, Material) sowie Zulieferern
  • Aushandeln und Einholung von Angeboten, Aufbau eines guten Netzwerkes von Dienstleistern (insbes. Catering)
  • Bestellung und Kontrolle der Anlieferung bzw. Bereitstellung der Waren und Dienstleistungen
  • Bearbeitung weiterer operativer, interner Aufgaben (Postein- und -ausgang, gelegentliche Empfangstätigkeit etc.)

Ihr Profil

  • Ausbildung zur/m Hotelkauffrau/mann mit Schwerpunkt Bankett/Veranstaltungen oder in der Veranstaltungsgastronomie sowie erste, fundierte berufliche Erfahrungen auf dem Gebiet
  • Ausgezeichnetes Kommunikationsvermögen in Deutsch in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
  • Kenntnisse der Abläufe von veranstaltungsbezogenen Dienstleistungen
  • Sie sind ein echter Teamplayer und arbeiten gerne kooperativ in einer Schnittstelle mit vielen Abteilungen und Kollegen/Kolleginnen
  • Sie haben ein gutes Verhandlungsgeschick mit den Dienstleistern und Zulieferern
  • Sie arbeiten genau, lösungsorientiert und übernehmen auch gerne Eigenverantwortung
  • Sie haben einen hohen Servicegedanken und haben auch ein Auge für kleine Aufgaben
  • Führerschein Klasse B (Poolfirmenwagen vorhanden)

Unser Angebot an Sie

Wir bieten Ihnen eine sehr abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen und wachsenden Unternehmen. Durch Ihre Aufgaben in unserem Team erhalten Sie vielfältige Einblicke die Themenwelt der RWTH sowie die Mobilität internationaler Studierender und können Kreativität und Organisationstalent unter Beweis stellen. Hinzu kommen:

  • Offene Teamkultur und selbstbestimmtes Arbeiten
  • Feste und planbare Arbeitszeiten (nur in Ausnahmefällen in den Abendstunden, an Wochenenden und Feiertagen)
  • Verpflegung und Gesundheit: Pilates, Kaffee, Tee, Wasser, frisches Obst
  • Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge

Es handelt sich um eine Stelle mit einem Beschäftigungsumfang von 40 Stunden/Woche, die zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen ist. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet; eine Verlängerung wird angestrebt.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung (Anschreiben und Lebenslauf) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühesten Eintrittstermins an:

RWTH International Academy gGmbH
Frau Christine Cox
Campus-Boulevard 30, 52074 Aachen
karriere@academy.rwth-aachen.de