International Program ManagerIn / Event ManagerIn (m/w/d)

Stellennummer: CO-2022-01

Die RWTH International Academy gGmbH ist der Weiterbildungsanbieter der Rheinisch-Westfälischen Technischen Hochschule Aachen und beschäftigt sich mit der Konzeption, Vermarktung und organisatorischen Durchführung von Bildungsprogrammen. Gemeinsam mit den Instituten der RWTH bereiten wir das vielfältige Wissen der Universität auf und machen es so für unsere Kunden aus Unternehmen, Kommunen und Öffentlichkeit zugänglich.

Der Geschäftsbereich Conferences & International Programs unterstützt Institute und Einrichtungen der RWTH Aachen einschließlich des Uniklinikums Aachen und weitere – zumeist wissenschaftlich orientierte – Institutionen bei der Organisation, Koordination, Planung und Durchführung diverser Veranstaltungen, internationalen Bildungsprojekten sowie Delegationsreisen. Wir übernehmen als Dienstleister unter Einbindung und Koordination professioneller PartnerInnen alle notwendigen organisatorischen Leistungen – von der Konzeptionierung und Beratung, Veranstaltungslogistik, Rahmenprogramm, über das Finanz-, Teilnehmenden- und Referierendenmanagement bis hin zur Ausstellungsplanung.

Zur Betreuung (Organisation, Durchführung und Nachbereitung) der weitestgehend internationalen Projekte – insbesondere für das „Fit for Partnership with Germany“ Programm des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – suchen wir zur Unterstützung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n International Program ManagerIn / Event ManagerIn.

Ihre Aufgaben

Unterstützung bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung internationaler und/oder hochschulweiter, meist wissenschaftlicher Veranstaltungen (Tagungen, Kolloquien, Symposien aber auch Absolventenfeiern und Kontaktmessen). Dazu gehört u.a.:

  • Erstellung von Konzepten, Entscheidungsvorlagen sowie Checklisten, Pläne und Präsentationen
  • Angebotseinholung, Abstimmung und Absprache sowie Steuerung und Koordination externer Dienstleistungsunternehmen
  • Erstellung von Kostenkalkulationen, Budgetierungen und Vorlagen zur Abrechnung
  • Teilnehmenden- und Referierendenmanagement
  • Projektbegleitung virtueller Events und Präsenzveranstaltungen
  • Unterstützung, Betreuung und Beratung nationaler und internationaler Teilnehmender vor, während und nach ihrem Aufenthalt in Aachen und/oder digital
  • Erhebung von Evaluationen und Reflexionen zu durchgeführten Events und Programmen sowie Dokumentation, Planung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen

Ihr Profil

  • Abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau/-mann oder nennenswerte Berufserfahrung in der Organisation von Veranstaltungen bzw. internationaler Projektorganisation oder ein abgeschlossenes Studium in den Bereichen Fremdsprachen, Veranstaltungsmanagement oder International Business
  • Interesse für die Bereiche Weiterbildung und Veranstaltungsorganisation
  • Hohes Maß an Eigeninitiative, Belastbarkeit, Flexibilität und Organisationstalent
  • Schnelle Auffassungsgabe und Motivation Neues anzugehen
  • Hohe soziale und interkulturelle Kompetenz neben Zuverlässigkeit und Teamgeist
  • Freude an der Arbeit mit Menschen sowie hohe Kommunikationsstärke - Deutsch und Englisch verhandlungssicher, weitere Fremdsprachen wünschenswert
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen und eine Affinität zur digitalen Welt

Unser Angebot an Sie

Wir haben Spaß an der abwechslungsreichen und kreativen Arbeit mit Menschen und verlieren auch in stressigen Zeiten weder unsere Freundlichkeit noch unseren ausgeprägten Teamgeist. Gemeinsam feiern wir Erfolge und wollen uns zusammen weiterentwickeln. Die Rahmenbedingungen dafür sind gegeben:

  • Spannende und abwechslungsreiche Projekte mit Gestaltungsspielraum und Verantwortung in einem kulturell sehr kollegial ausgerichteten Umfeld
  • Verpflegung und Gesundheit: kostenfreie Sportprogramme, Kaffee, Tee, frisches Obst
  • Flexibles Arbeitszeitmodell in Form von Gleitzeit mit Arbeitszeiterfassung
  • Weitere Benefits: Die Möglichkeit des e-Fahrrad-Leasings, kostenfreie Parkplätze, Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge

Es handelt sich um eine Stelle mit einem Beschäftigungsumfang von 40 Stunden/Woche, die zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen ist. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet; eine Verlängerung/Entfristung wird angestrebt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins sowie der Stellennummer bis 31.01.2022 an:

RWTH International Academy gGmbH
Frau Alexandra Gehlen
Campus-Boulevard 30, 52074 Aachen
karriere@academy.rwth-aachen.de